XAWIERGRUPA WODZIREJÓW

Polityka prywatności

Wersja 2.0 · obowiązuje od 14 października 2026 r. · dotyczy stron xawier.pl, panel.xawier.pl (panel ekipy i Panel Pary Młodej) oraz stron wesel dla gości xawier.pl/wesele/…

W skrócie

Dane przetwarzamy tylko po to, żeby odpowiedzieć na zapytanie, przygotować i poprowadzić Wasze przyjęcie, rozliczyć się zgodnie z prawem oraz – jeśli się na to zgodzicie – mierzyć skuteczność strony i reklam. Nie sprzedajemy danych. Dane gości wpisywane przez Parę Młodą należą do Pary Młodej – my je tylko technicznie obsługujemy. Każdą zgodę możecie wycofać w dowolnym momencie.

1. Administrator danych

Administratorem danych jest Agencja Muzyczno-Edukacyjna Krystian Banaś, Zaskocz 68, 87-222 Książki, NIP 878 179 37 19, prowadząca działalność pod marką Grupa Wodzirejów Xawier (dalej: „my”, „Administrator”).

Kontakt we wszystkich sprawach dotyczących danych: wodzirej@xawier.pl, tel. 693 565 987 lub listownie na adres powyżej. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych – w naszym przypadku przepisy tego nie wymagają (art. 37 RODO).

RODO oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), a PKE – ustawę z 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej.

2. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania

2.1. Zapytanie o termin i ofertę (formularz, telefon, e-mail, komunikatory)

Dane
imiona, telefon, e-mail, data i miejsce przyjęcia, liczba gości, wybrany pakiet i atrakcje, treść wiadomości
Podstawa
działania na Wasze żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); prowadzenie ewidencji zapytań i rezerwacji terminów – nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); kontakt telefoniczny, e-mailowy i SMS w sprawie zapytania – Wasza zgoda wyrażona w formularzu (art. 6 ust. 1 lit. a RODO, art. 398 PKE)
Okres
12 miesięcy od ostatniego kontaktu, jeśli nie zawrzemy umowy – potem dane usuwamy automatycznie

2.2. Zawarcie i wykonanie umowy

Dane
imiona i nazwiska, adres, PESEL, seria i numer dowodu osobistego, telefon, e-mail, dane firmy (przy imprezach firmowych), szczegóły przyjęcia, wpłaty, podpis
Podstawa
zawarcie i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). PESEL i dane dowodu służą jednoznacznej identyfikacji strony umowy i ewentualnemu dochodzeniu roszczeń – nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
Okres
przez czas trwania umowy, a potem do upływu terminu przedawnienia roszczeń (co do zasady 6 lat, z końcem roku kalendarzowego – art. 118 Kodeksu cywilnego) albo do upływu obowiązków podatkowych – zależnie od tego, który okres jest dłuższy

2.3. Rozliczenia, faktury, księgowość

Podstawa
obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych
Okres
5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 86 i art. 70 Ordynacji podatkowej)

2.4. Panel Pary Młodej i powiadomienia

Dane
numer telefonu i kod SMS do logowania, plan dnia, muzyka, zdjęcie Pary (jeśli je dodacie), ustawienia powiadomień, historia zmian
Podstawa
wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – w tym wiadomości organizacyjne (terminy, płatności, ustalenia); prośba o opinię po przyjęciu – tylko kanałami, na które wyraziliście zgodę w panelu (art. 6 ust. 1 lit. a RODO, art. 398 PKE)
Okres
jak w pkt 2.2; dostęp do panelu wygasa po zakończeniu współpracy

2.5. Archiwum imprez i statystyki

Dane
dane z zakończonych umów: imię i nazwisko, telefon, e-mail, data, sala, rodzaj imprezy, liczba gości, pakiet, kwota, atrakcje, prowadzący oraz notatki o współpracy – bez numeru PESEL i danych dowodu osobistego
Podstawa
nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – prowadzenie statystyk i analiz działalności (planowanie cen, terminów, reklamy i współpracy z salami) oraz historia współpracy przy kolejnych zamówieniach i kontaktach w sprawie dawnej umowy. Danych kontaktowych z archiwum nie używamy do wysyłania ofert bez Waszej zgody
Okres
do czasu zgłoszenia sprzeciwu – na Wasze żądanie usuniemy z archiwum Wasze dane osobowe i pozostawimy tylko dane statystyczne. PESEL i numer dowodu usuwamy po upływie okresów z pkt 2.2

2.6. Ekipa i współpracownicy (panel ekipy)

Dane
imię, nazwisko, telefon, e-mail, login, dostępność, rozliczenia, osoba do kontaktu w nagłych wypadkach
Podstawa
umowa o współpracy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), obowiązki prawne (lit. c), bezpieczeństwo na imprezach i organizacja pracy – nasz prawnie uzasadniony interes (lit. f)
Okres
czas współpracy, a potem jak w pkt 2.2–2.3

2.7. Bezpieczeństwo, dowody i roszczenia

Prowadzimy dziennik logowań i zmian w panelu, przechowujemy korespondencję i potwierdzenia (np. akceptację umowy, podpisy, wpłaty), żeby chronić systemy przed nadużyciami oraz ustalać, dochodzić i bronić roszczeń – to nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Okres: do upływu przedawnienia roszczeń; dziennik techniczny – do 2 lat.

2.8. Statystyki i reklama w internecie

Google Analytics, tag Google Ads i Piksel Meta uruchamiamy wyłącznie po Waszej zgodzie w okienku cookies (art. 6 ust. 1 lit. a RODO, art. 399 PKE). Służą do liczenia odwiedzin, mierzenia, ile zapytań przyniosła reklama, oraz do wyświetlania naszych reklam osobom, które odwiedziły stronę. Szczegóły – pkt 11.

2.9. Nasze profile w mediach społecznościowych

Prowadzimy profile na Facebooku, Instagramie, TikToku, YouTube i Threads. Dane osób, które je obserwują, komentują lub do nas piszą, przetwarzamy w celu prowadzenia profilu i odpowiadania na wiadomości – nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W zakresie statystyk strony na Facebooku/Instagramie jesteśmy współadministratorem z Meta Platforms Ireland Ltd.; zasady przetwarzania przez platformy opisują ich polityki prywatności.

3. Dane gości i strony wesel dla gości

Lista gości, usadzenie przy stołach i odpowiedzi na stronie wesela (xawier.pl/wesele/…) – w tym informacje o diecie i alergiach – są danymi, którymi zarządza Para Młoda jako administrator. My udostępniamy narzędzie i przetwarzamy te dane wyłącznie na polecenie Pary Młodej, jako podmiot przetwarzający, na podstawie umowy powierzenia zawartej w Regulaminie Panelu (załącznik do umowy).

4. Zdjęcia, nagrania, fotolustro i opinie

4.1. Zdjęcia i nagrania z przyjęć w naszych materiałach

Krótkie ujęcia z przyjęć (np. pierwszy taniec, parkiet) publikujemy na stronie, w mediach społecznościowych i w reklamach tylko wtedy, gdy Para Młoda (lub zamawiający) wyrazi zgodę na rozpowszechnianie wizerunku (art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Goście mogą pojawić się jedynie jako tło lub element większej całości; staramy się, aby nie byli rozpoznawalni. Na prośbę każdej osoby usuniemy lub zamażemy jej wizerunek w naszych publikacjach.

Zgodę można wycofać w każdej chwili – usuniemy materiały z naszych kanałów w rozsądnym terminie (do 14 dni). Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem publikacji przed jej wycofaniem; nie mamy też wpływu na kopie, które inne osoby lub serwisy zapisały albo udostępniły dalej.

4.2. Fotolustro

Zdjęcia z fotolustra robią sami goście. Drukujemy je na miejscu i przekazujemy Parze Młodej (lub zamawiającemu) – w ich imieniu, jako podmiot przetwarzający. Kopie robocze usuwamy najpóźniej 90 dni po przyjęciu. Nie publikujemy zdjęć z fotolustra bez zgody osób na nich widocznych.

4.3. Opinie

Na stronie pokazujemy opinie, które pary i goście opublikowali w Google, na Facebooku i w serwisie Wesele z klasą – z imieniem autora, tak jak w oryginale. Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – przedstawienie rzetelnych opinii klientów. Na prośbę autora usuniemy cytat.

5. Komu przekazujemy dane

Dane udostępniamy tylko w niezbędnym zakresie:

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane przechowujemy w UE. Google i Meta mogą przetwarzać część danych w USA – na podstawie decyzji Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony (EU-U.S. Data Privacy Framework), a w pozostałym zakresie na podstawie standardowych klauzul umownych Komisji (art. 45 i 46 RODO). Kopię zabezpieczeń możecie otrzymać, pisząc do nas.

7. Wasze prawa

Jak skorzystać z praw: napiszcie na wodzirej@xawier.pl. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca (w uzasadnionych przypadkach termin może zostać przedłużony o dwa miesiące – poinformujemy o tym). Jeśli będziemy mieć uzasadnione wątpliwości, kto składa żądanie, możemy poprosić o dodatkowe informacje potwierdzające tożsamość (art. 12 ust. 6 RODO). Pierwsza kopia danych jest bezpłatna; za kolejne kopie oraz przy żądaniach ewidentnie nieuzasadnionych lub nadmiernych (np. ciągle powtarzających się) możemy pobrać rozsądną opłatę albo odmówić działania (art. 12 ust. 5 i art. 15 ust. 3 RODO). Prawo do usunięcia danych nie obejmuje danych, które musimy przechowywać na podstawie przepisów lub w celu obrony roszczeń (art. 17 ust. 3 RODO).

8. Czy trzeba podać dane

Podanie danych jest dobrowolne. Bez danych kontaktowych nie odpowiemy na zapytanie, a bez danych wymaganych w umowie (w tym PESEL i dowodu) nie możemy jej zawrzeć – to wymóg umowny. Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec Was skutki prawne (art. 22 RODO). Narzędzia reklamowe Google i Meta mogą – po Waszej zgodzie – dopasowywać reklamy do zainteresowań.

9. Dane innych osób, które nam przekazujecie

Jeśli podajecie nam dane innych osób (np. gości, świadków, rodziców, osób kontaktowych, usługodawców), oświadczacie, że macie do tego podstawę prawną i że poinformujecie te osoby o przekazaniu ich danych oraz o tej polityce. Prosimy nie przesyłać nam danych szczególnych kategorii (np. o zdrowiu) poza miejscami do tego przeznaczonymi. Usługi zamawiają osoby pełnoletnie – przy osiemnastkach, studniówkach i balach umowę zawiera rodzic, opiekun albo szkoła.

10. Bezpieczeństwo

Stosujemy szyfrowane połączenie (HTTPS), logowanie hasłem albo jednorazowym kodem SMS, dostęp do danych tylko dla upoważnionych osób w zakresie ich zadań, kopie zapasowe i dziennik zmian. Jeśli dojdzie do naruszenia ochrony danych, zgłosimy je Prezesowi UODO w ciągu 72 godzin oraz – gdy będzie to wymagane – zawiadomimy osoby, których dotyczy (art. 33 i 34 RODO). Żaden system nie daje jednak pełnej gwarancji – chrońcie swój telefon i link do panelu przed osobami trzecimi.

11. Pliki cookie i podobne technologie

Pliki cookie to małe pliki zapisywane w przeglądarce. Niezbędne działają zawsze, pozostałe – tylko po Waszej zgodzie, którą możecie w każdej chwili zmienić: ustawienia cookies. O wybór pytamy ponownie co 12 miesięcy.

Czcionki strony są przechowywane na naszym serwerze – nie pobieramy ich z serwerów Google. Ustawienia plików cookie możecie też zmienić w przeglądarce; zablokowanie niezbędnych może utrudnić działanie strony lub panelu.

12. Zmiany polityki

Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się przepisy, nasze usługi lub narzędzia. Nowa wersja obowiązuje od daty podanej na górze strony; o istotnych zmianach dotyczących zawartych umów poinformujemy w Panelu Pary Młodej lub e-mailem. Linki do innych serwisów prowadzą do stron, za których zasady prywatności odpowiadają ich właściciele.

Agencja Muzyczno-Edukacyjna Krystian Banaś · NIP 878 179 37 19 · xawier.pl